گام دوم کارگاه بسیج اندیشه ها - یافتن راه حل

در ادامه ابتدا به مسئله یابی و سپس به راه حل یابی می پردازیم. بدین صورت که در مرحله مسئله یابی که با کمک کارشناسان و خبرگان صورت می گیرد، مهمترین مسئله با استفاده از روش هایی مانند روش دلفی و گروه نخبه اولیه مجتمع شناسایی می شود و فرآیند قبلی از شماره 1 و2 نیز در اینجا نیز عیناً طی می شود، با این تفاوت که در مرحله سوم در یک جدول که شماره گذاری می شود تمام ایده ها از 3 مرحله پشت سر هم از شماره 1 تا آخرین ایده نوشته می شوند این کار به ازای هر شخص به صورت جداگانه به منظور ارزش گذاری ایده ها انجام می گیرد.

برای این کار ابتدا از فردی در گروه می خواهیم تا ایده ها را شماره گذاری کند و سپس از افراد می خواهیم تا یک ورق A4 را برداشته و در آن ستون هایی با عناوین شماره نظر یا ایده، امکان سنجی و اثربخشی ایجاد کنند. سطرها را به تعداد ایده ها شماره بزنند. اینکه هر ایده چقدر اثر داشته و امکان پذیر است توسط افراد حاضر درجلسه بررسی میشود و این امر را می توان از جنبه های مختلف بررسی کرد برای ارزش گذاری از طیف لیکرت استفاده می کنیم. از افراد می خواهیم تا در هر سطر مربوط به یک ایده خاص اعداد مرتبط با امکانپذیری و اثر بخشی آن را از نظر خودشان بنویسند.

طیف لیکرت با 5 نقطه اهمیت بدین شکل است:

امکان سنجی: 

بسیار امکان پذیر	امکان پذیر	معمولی	کم تر امکان پذیر	بسیار کم امکان پذیر
5	4	3	2	1

اثربخشی:

بسیار اثربخش	اثربخش	معمولی	کم تر اثربخش	بسیار کم اثربخش
5	4	3	2	1

 

در این گام به افراد ضریب اهمیت داده می شود. این کار با توجه به نظر مدیرعامل، مدیران بخش های مربوطه، صاحبان پروژه، کارشناسان و خبرگان صورت می گیرد.البته حتی المقدور سعی می شود که اشخاص متوجه نشوند چون ممکن است کسانی که وزن کمتری به انها اختصاص داده شده اضحار شکایت نمایند.

در این مرحله جدولی ترسیم می کنیم که در سطرهای آن، شماره های ایده ها و در ستون ها، اسامی افراد قرار بگیرند. در هر ستون و زیر اسم هر فرد دو قسمت امکان سنجی و اثرگذاری ایجاد می کنیم. چگونگی قرار دادن اعداد در خانه های جدول بدین شکل است که مثلاً فرد الف ایده شماره یک را بسیار امکان پذیر  و کم اثر دانسته است، در این صورت در سطر مربوط به ایده ی یک و ستون امکان سنجی فرد الف عدد 5 و در سطر مربوط به ایده یک و ستون اثرپذیری فرد الف عدد 2 (با توجه به طیف لیکرت که در بالا گفته شد) قرار می گیرد. برای تمامی افراد و ایده ها این روند انجام می گیرد و جدول پر می شود. 

 

پس از انجام مراحل گفته شده برای اینکه ضریب اهمیت افراد را هم دخیل کنیم، 2 ستون دیگر تحت عنوان امکان سنجی و اثربخشی به جدول اضافه می کنیم. برای ستون امکان سنجی، در هر سطر که مربوط به یک ایده مشخص است، اعداد مربوط به امکان سنجی تمامی افراد را با هم جمع کرده بر تعداد افراد تقسیم می کنیم و عدد بدست آمده را در همان سطر و در ستون جدید امکان سنجی وارد می کنیم. اینکار را برای تمامی ایده ها انجام می دهیم. در مورد ستون اثر بخشی، در هر سطر که مربوط به یک ایده مشخص است، اعداد مربوط به اثر بخشی  تمامی افراد را با هم جمع کرده بر تعداد افراد تقسیم می کنیم و عدد بدست آمده را در همان سطر و در ستون جدید اثر بخشی وارد می کنیم. اینکار را برای تمامی ایده ها انجام می دهیم. می توان این جدول با استفاده از نرم افزار Excel هم ترسیم و محاسبه کرد.

در نهایت با توجه به مختصات بدست آمده برای هر ایده از دو ستون جدید امکان سنجی و اثربخشی، نموداری را ترسیم می کنیم که محور افقی آن امکان سنجی (از 0 تا 5 شماره گذاری شده) و محور عمودی آن اثربخشی (از 0 تا 5 شماره گذاری شده) باشد. هرکدام از این محورها با توجه به طیف لیکرت به 5 قسمت مساوی تقسیم می شوند و هر ایده به شکل مختصات یک نقطه در این نمودار نشان داده می شود. پس از نمایش تمام ایده ها در این نمودار، می توان فضای بدست آمده را به 4 قسمت مساوی یا بیشتر تقسیم نمود تا ایده های با اولویت تر که در بالای نمودار و سمت راست آن قرار دارند مشخص شوند. این ها ایده هایی هستند که دارای بیشترین امکان پذیری و اثربخشی می باشند. هیچ ایده ای را نادیده نمی گیریم و فقط آن ها را اولویت بندی می کنیم تا بتوانیم برای حل مسئله از بهترین آن ها بهره بگیریم. همانطور که در شکل زیر نشان داده شده است چهارناحیه خواهیم داشت که به ترتیب اهمیت عباتند از: 1 ،4،2 و3

ایده هایی که امکان سنجی بیشتری دارند مهمتر هستند لذا ناحیه بعد از 1 مهم ترین ناحیه است سپس ناحیه 2 مهم است البته این ایده ها باید غنی شوند ودر آخر ناحیه 3 مهم است و ما هیچ ایده ای را دور نمی ریزیم فقط باید غنی شده و امکان انجام آن فراهم شود.

حتی گاهی اوقات دیده شده که هر ناحیه را نیز برای استفاده بهتر از روش بسیج اندیشه ها به نواحی دیگری تقسیم نمو ده اند.

به طور مثال:

 

ایده ها	نفر اول		نفر دوم		نفر .....		جمع امتیاز
	امکان سنجی	اثربخشی	امکان سنجی	اثربخشی	امکان سنجی	اثربخشی	امکان سنجی	اثربخشی
ایده 1 ایده 2 . . .

 

ایده ها	امکان سنجی		اثربخشی
	میانگین	جمع	میانگین	جمع
ایده 1 ایده 2 . . .

 

 

 

اثربخشی پایین خیلی سخت	خیلی سخت خیلی اثربخش	5 4 3	امکان سنجی
اثربخشی پایین خیلی آسان	خیلی آسان خیلی اثربخش	2 1

  5                     4                            3                         2                          1

                                                                                   اثربخشی

مولفه ها براساس نیاز و خلاقیت تغییر می کند. وظیفه مدیر آن است که انچه را که اثربخش است را انجام دهد.

ایده ها طی جدول به ترتیب اولویت بندی می شوند و می بایست براساس اولیت کار انجام داد و گزارش شود. (خط مشی سازمان از این روش به دست می آید)

 سپس از افراد خواسته شد که راهکارهایی در این زمینه ارائه دهند و پس از اتمام این مرحله از همه نمره های داده شده به هر ایده میانگین گرفته می شود و یک میانگین کلی برای هر ایده در نظر گرفته می شود. با استفاده از این میانگین ها نمودار امکان سنجی و اثر بخشی آن رسم خواهد شد.