گام سوم کارگاه بسیج اندیشه ها - پیاده سازی و ارزش نمایی

گام سوم – ترجمه ویژگیهای کارگاه به ارزش نمایی

پیاده سازی روش بسیج اندیشه ها با موضوع: علل بحران بیکاری قشرتحصیل کرده کشور

برای راه حل یابی از نظرات 3 تن از همکاران استفاده گردید و هر 4 نفر از آن ها دارای وزن و ارزش یکسان در نظر گرفته شدند. از نظر این 3 نفر مهم ترین مسئله سیاست های دولت محسوب می گردد و در مرحله بعد اقدام به راه حل یابی برای این مسئله نمودند که نتایج حاصل 10 ایده بوده است که دقیقاً طبق مراحل 1 تا 4 که قبلاً ذکر شد انجام گردیده است.

حاصل جمع آوری ایده ها توسط همان 3 نفراز نظر امکان سنجی و اثر بخشی مورد بررسی قرار گرفت. بدین گونه که یک جدول در اختیار هر فردی قرار می گیرد که این 10 ایده در آن نوشته شد ه است و هر فرد بسته به نظرش به این گزینه ها نمره می دهد و در اخر در یک جدل که در ادامه ملاحظه خواهید کرد میانگین این نظرات با توجه به وزن هر شخص که در اینجا همه یکسان هستند به دست آمده و نتیجه در یک نمودار بر حسب امکان سنجی و اثر بخشی ایده ها که رسم ردیده، آورده شده است. همچنین 5 ایده ای که بالاترین امتیاز را آورده اند نیز در انتها نوشته شده است.

 

ردیف	موضوع	میانگین اثربخشی	میانگین امکان سنجی
1	توجه به شایسته سالاری به جای رابطه برای استخدام افراد	2	3.8
2	تعداد فارغ التحصیلان متناسب با   نیاز جامعه	2	3.4
3	ایجاد شغل مناسب جایگاه اجتماعی افراد	4	4.6
4	حقوق و دستمزد متناسب با شغل و تحصیلات	4.4	4.2
5	توجه بیشتر به تخصص گرایی	4.6	3.6
6	ایجاد زمینه برای استفاده عملی از دانش آکادمیک	3	3.4
7	ایجاد شغل های پاره وقت در حین تحصیل برای کارآزموده شدن  افراد	3.6	4.2
8	ایجاد مراکز کار یابی کارآمد	3.2	3.6
9	ایجاد آمادگی ذهنی در افراد برای کم کردن توقعات شغلی	3.4	3.2
10	راهنمایی افراد برای انتخاب رشته دانشگاهی متناسب با نیاز جامعه	3.8	3.6

 ایده برتر عبارتند از:

   1- ایجاد شغل مناسب جایگاه اجتماعی افراد

  2- حقوق و دستمزد متناسب با شغل و تحصیلات

  3- توجه بیشتر به تخصص گرایی

  4- راهنمایی افراد برای انتخاب رشته دانشگاهی متناسب با نیاز جامعه

 5- ایجاد شغل های پاره وقت در حین تحصیل برای کارآزموده شدن  افراد

 

گام دوم کارگاه بسیج اندیشه ها - یافتن راه حل

در ادامه ابتدا به مسئله یابی و سپس به راه حل یابی می پردازیم. بدین صورت که در مرحله مسئله یابی که با کمک کارشناسان و خبرگان صورت می گیرد، مهمترین مسئله با استفاده از روش هایی مانند روش دلفی و گروه نخبه اولیه مجتمع شناسایی می شود و فرآیند قبلی از شماره 1 و2 نیز در اینجا نیز عیناً طی می شود، با این تفاوت که در مرحله سوم در یک جدول که شماره گذاری می شود تمام ایده ها از 3 مرحله پشت سر هم از شماره 1 تا آخرین ایده نوشته می شوند این کار به ازای هر شخص به صورت جداگانه به منظور ارزش گذاری ایده ها انجام می گیرد.

برای این کار ابتدا از فردی در گروه می خواهیم تا ایده ها را شماره گذاری کند و سپس از افراد می خواهیم تا یک ورق A4 را برداشته و در آن ستون هایی با عناوین شماره نظر یا ایده، امکان سنجی و اثربخشی ایجاد کنند. سطرها را به تعداد ایده ها شماره بزنند. اینکه هر ایده چقدر اثر داشته و امکان پذیر است توسط افراد حاضر درجلسه بررسی میشود و این امر را می توان از جنبه های مختلف بررسی کرد برای ارزش گذاری از طیف لیکرت استفاده می کنیم. از افراد می خواهیم تا در هر سطر مربوط به یک ایده خاص اعداد مرتبط با امکانپذیری و اثر بخشی آن را از نظر خودشان بنویسند.

طیف لیکرت با 5 نقطه اهمیت بدین شکل است:

امکان سنجی: 

بسیار امکان پذیر	امکان پذیر	معمولی	کم تر امکان پذیر	بسیار کم امکان پذیر
5	4	3	2	1

اثربخشی:

بسیار اثربخش	اثربخش	معمولی	کم تر اثربخش	بسیار کم اثربخش
5	4	3	2	1

 

در این گام به افراد ضریب اهمیت داده می شود. این کار با توجه به نظر مدیرعامل، مدیران بخش های مربوطه، صاحبان پروژه، کارشناسان و خبرگان صورت می گیرد.البته حتی المقدور سعی می شود که اشخاص متوجه نشوند چون ممکن است کسانی که وزن کمتری به انها اختصاص داده شده اضحار شکایت نمایند.

در این مرحله جدولی ترسیم می کنیم که در سطرهای آن، شماره های ایده ها و در ستون ها، اسامی افراد قرار بگیرند. در هر ستون و زیر اسم هر فرد دو قسمت امکان سنجی و اثرگذاری ایجاد می کنیم. چگونگی قرار دادن اعداد در خانه های جدول بدین شکل است که مثلاً فرد الف ایده شماره یک را بسیار امکان پذیر  و کم اثر دانسته است، در این صورت در سطر مربوط به ایده ی یک و ستون امکان سنجی فرد الف عدد 5 و در سطر مربوط به ایده یک و ستون اثرپذیری فرد الف عدد 2 (با توجه به طیف لیکرت که در بالا گفته شد) قرار می گیرد. برای تمامی افراد و ایده ها این روند انجام می گیرد و جدول پر می شود. 

 

پس از انجام مراحل گفته شده برای اینکه ضریب اهمیت افراد را هم دخیل کنیم، 2 ستون دیگر تحت عنوان امکان سنجی و اثربخشی به جدول اضافه می کنیم. برای ستون امکان سنجی، در هر سطر که مربوط به یک ایده مشخص است، اعداد مربوط به امکان سنجی تمامی افراد را با هم جمع کرده بر تعداد افراد تقسیم می کنیم و عدد بدست آمده را در همان سطر و در ستون جدید امکان سنجی وارد می کنیم. اینکار را برای تمامی ایده ها انجام می دهیم. در مورد ستون اثر بخشی، در هر سطر که مربوط به یک ایده مشخص است، اعداد مربوط به اثر بخشی  تمامی افراد را با هم جمع کرده بر تعداد افراد تقسیم می کنیم و عدد بدست آمده را در همان سطر و در ستون جدید اثر بخشی وارد می کنیم. اینکار را برای تمامی ایده ها انجام می دهیم. می توان این جدول با استفاده از نرم افزار Excel هم ترسیم و محاسبه کرد.

در نهایت با توجه به مختصات بدست آمده برای هر ایده از دو ستون جدید امکان سنجی و اثربخشی، نموداری را ترسیم می کنیم که محور افقی آن امکان سنجی (از 0 تا 5 شماره گذاری شده) و محور عمودی آن اثربخشی (از 0 تا 5 شماره گذاری شده) باشد. هرکدام از این محورها با توجه به طیف لیکرت به 5 قسمت مساوی تقسیم می شوند و هر ایده به شکل مختصات یک نقطه در این نمودار نشان داده می شود. پس از نمایش تمام ایده ها در این نمودار، می توان فضای بدست آمده را به 4 قسمت مساوی یا بیشتر تقسیم نمود تا ایده های با اولویت تر که در بالای نمودار و سمت راست آن قرار دارند مشخص شوند. این ها ایده هایی هستند که دارای بیشترین امکان پذیری و اثربخشی می باشند. هیچ ایده ای را نادیده نمی گیریم و فقط آن ها را اولویت بندی می کنیم تا بتوانیم برای حل مسئله از بهترین آن ها بهره بگیریم. همانطور که در شکل زیر نشان داده شده است چهارناحیه خواهیم داشت که به ترتیب اهمیت عباتند از: 1 ،4،2 و3

ایده هایی که امکان سنجی بیشتری دارند مهمتر هستند لذا ناحیه بعد از 1 مهم ترین ناحیه است سپس ناحیه 2 مهم است البته این ایده ها باید غنی شوند ودر آخر ناحیه 3 مهم است و ما هیچ ایده ای را دور نمی ریزیم فقط باید غنی شده و امکان انجام آن فراهم شود.

حتی گاهی اوقات دیده شده که هر ناحیه را نیز برای استفاده بهتر از روش بسیج اندیشه ها به نواحی دیگری تقسیم نمو ده اند.

به طور مثال:

 

ایده ها	نفر اول		نفر دوم		نفر .....		جمع امتیاز
	امکان سنجی	اثربخشی	امکان سنجی	اثربخشی	امکان سنجی	اثربخشی	امکان سنجی	اثربخشی
ایده 1 ایده 2 . . .

 

ایده ها	امکان سنجی		اثربخشی
	میانگین	جمع	میانگین	جمع
ایده 1 ایده 2 . . .

 

 

 

اثربخشی پایین خیلی سخت	خیلی سخت خیلی اثربخش	5 4 3	امکان سنجی
اثربخشی پایین خیلی آسان	خیلی آسان خیلی اثربخش	2 1

  5                     4                            3                         2                          1

                                                                                   اثربخشی

مولفه ها براساس نیاز و خلاقیت تغییر می کند. وظیفه مدیر آن است که انچه را که اثربخش است را انجام دهد.

ایده ها طی جدول به ترتیب اولویت بندی می شوند و می بایست براساس اولیت کار انجام داد و گزارش شود. (خط مشی سازمان از این روش به دست می آید)

 سپس از افراد خواسته شد که راهکارهایی در این زمینه ارائه دهند و پس از اتمام این مرحله از همه نمره های داده شده به هر ایده میانگین گرفته می شود و یک میانگین کلی برای هر ایده در نظر گرفته می شود. با استفاده از این میانگین ها نمودار امکان سنجی و اثر بخشی آن رسم خواهد شد.

گام اول بسیج اندیشه ها - مشکل یابی

بررسی علل بیکاری در جامعه با روش بسیج اندیشه ها

یکی از پرکاربردترین ابزار های دستیابی به مشارکت و نظرات افراد در حل یک مساله عبارت است از نظام پیشنهادها یا طرح بسیج اندیشه ها که یکی از عوامل مؤثر در تغییر شرایط کار و ایجاد زمینه مناسب برای مشارکت افراد بوده و در واقع تجلی گاه اندیشه ها و خلاقیتهای فردی و گروهی ،برای به وجود آوردن و گسترش روحیه مشارکت در جهت ایجاد پویایی و بهبود فرایند و کیفیت محصول یا ارائه خدمات است.

مراحل انجام مراحل فرایند بسیج اندیشه ها به ذیل می باشد؛

گام اول –  مشکل یابی

1 - استفاده از چندین برگ کاغذ A4 و قسمت کردن آن به 16 قسمت مساوی  و همچنین بکارگیری ماژیک های یکرنگ (استفاده از ماژیک برای استفاده از کلمات کمتر و مشخص نبودن دست خط ها می باشد) را برای نوشتن افراد حاضر در جلسه

در دور اول به هر فرد 7 تا 10 باریکه کاغذ و یک ماژیک می دهیم و از او می خواهیم که نظراتش را کامل بیان کند. این نظرات باید بی نام باشند تا افراد احساس راحتی بیشتری کرده و آنچه را که فکر می کنند بدون ترس بیان کنند و احتمال ردیابی نظر مطرح شده نباشد.  همچنین از بکار بردن دو ایده با اتصال حروف اضافه ای مانند "و" ، "یا" و .... جلوگیری شود. نظرات بایستی کاملا شفاف و خیلی کوتاه بیان شود.

  هدایت گر جلسه باید فوراً برگه ها را تک تک از افراد جمع آوری کرده و و بدون قضاوت و ارزیابی نظرات آنها را در هم دسته کند. این موضوع سبب می شود که ما مدام به برگه های نوشته شده نگاه نکنیم و بگوییم که من چقدر نظر داده ام ودیگر کافی است.

بعد از تکمیل نظرات، هدایت گر 3 یا 4 برگ دیگر هم به افراد می دهد و با گفتن عبارات تشویق کننده ای از قبیل «ایده های خوب و زیادی دارید»، «ذهن شما پر است از افکار خلاق»، «ذهن پویایی دارید» و ...... افراد را تشویق به نوشتن می کند و از آنها می خواهد تا تمام ایده هایی که در ذهن دارد را بیان نمایند.

 این بار هم به همان شکل گفته شده فوراً و تک به تک ایده ها را جمع می کنیم و درهم دسته می کنیم و منتظر می مانیم تا اکثریت از نوشتن دست بکشند.

2- در این گام هدایت گر تمامی نظرات جمع آوری شده را برای همه افراد و با صدای رسا می خواند. به دلیل اینکه نظرات درهم می باشند و افراد منتظر شنیدن نظرات خودشان هستند، این امر موجب می شود تا افراد به تمامی نظرات گوش فرا دهند.

هدایت گر در این مرحله برای دور دوم به افراد 3 یا 4 برگه می دهد و از آن ها می خواهد مرحله قبل را تکمیل کنند و باز هم ایده و نظر جدیدی بنویسند. اگر افرادی زودتر تمام کردند مجدداً به آن ها 1 یا 2 برگه دیگر داده و آن ها را تشویق به نوشتن می نماید. مثل مرحله قبل نظرات برای همه خوانده می شود.

3 - حتی می توان این فرایند را برای بار سوم هم انجام داد و از افراد خواست تا نظرات وایده های خلاقانه و عجیبشان را نیز بنویسند و سپس این نظرات جمع آوری شده خوانده شوند. در این حالت ایده ها از ذهن افراد حاضر در جلسه تا بیشترین حد ممکن بصورت نظام مند استخراج می شوند. البته باید به این نکته توجه داشت که فرد هدایت گر نباید هیچ تأثیری بر نظرات افراد حاضر در جلسه داشته باشد.

4 - در مرحله بعد از افراد می خواهیم ایده ها و نظرات مرتبط را در دسته هایی مرتبط با هم بچینند و آن ها را عنوان گذاری کنند. بعد از آن ها می خواهیم  مشخص کنند در هر دسته با یک عنوان خاص چند ایده وجود دارد.

5 - سپس نموداری تحت عنوان Fish Bone (استخوان ماهی) ترسیم می کنند. بدین شکل که در قسمت سر ماهی آن موضوعی که برای نظرسنجی مطرح شده بود، در مربعی قرار می گیرد و یک خط افقی از آن مربع به بیرون رسم کنند. آن موضوعی که بیشترین نظرات را در خود جای داده است استخوان بزرگتر ماهی و در بالا کشیده می شود و عناوین بعدی هم به ترتیب تعداد نظرات، یکی در میان بالا و پایین مثل استخوان های ماهی ترسیم می شوند. بدین ترتیب عوامل مشکل پیدا شدند که همان استخوان های ماهی اند و در بالای هرا ستخوان باید عنوان آن دسته و تعداد نظرات نوشته شوند. در واقع در این مرحله اولویت ایده ها مشخص می شود که بیانگر توان جمعی مجموعه است. البته در حالت دقیقتر باید تک تک نظرات روی هر تیغ نوشته شود که معمولا از این کار صرف نظر می شود.

 

 

در کارگاه اولی که در کلاس انجام گرفت اصلی ترین نظرات راجع به مشکل اشتغال به شرح ذیل استخراج و دسته بندی گردید؛

-        عدم توجه دولت به اشتغال (43 رای)

-        عدم تطابق آموزش با مشاغل (25 رای)

-        ضعف مدیریتی (20 رای)

-        وجود مشکلات شغلی (19 رای)

-        عدم توجه به شغل (13 رای)

-        عدم انعطاف جویندگان مشاغل (10 رای)